Dokumentation
Væsentlige informationer og beslutninger skal fastholdes på skrift.
Det er stabschefens ansvar – under inddragelse af stabens støttefunktion – at sikre en korrekt, effektiv og rettidig dokumentation af alle væsentlige informationer, møder, beslutninger mv.
Alle relevante informationer og beslutninger vedrørende krisen skal løbende og hurtigst muligt registreres og gemmes. En praktisk og simpel måde at lave en midlertidig registrering på er at sende relevante mails c.c. til mailadressen: krisestab@rebild.dk.
Der tages beslutningsreferat under hvert krisestabsmøde. Referatet udarbejdes normalt af stabens støttefunktion. Brug evt. dagsordensskabelonen til udarbejdelse af referat, jf. bilag 4.
Referatet udsendes til relevante aktører umiddelbart efter hvert stabsmøde. Referatet skal godkendes af stabschefen før udsendelse.
Der oprettes en sbsys sag til krisestabens beslutninger, og den relevante personkreds får direkte besked om eksistensen af denne sag. Referaterne gøres tilgængelige på Rebild Kommunes intranet.
Der udarbejdes en fortløbende aktionsliste med de tiltag, staben har besluttet at sætte i værk samt status for udførelsen (”gennemført”, ”under udførelse”, ”afventer”), jf. bilag 11.