Bilag 12 - Indsatsplan for krisekommunikation

Alarmering

Kommunikationsteamet modtager alarm fra direktion, centerchefer eller øvrige ledere.

Teamkoordinatoren for Kommunikation danner sammen med kriseledelsen et overblik over kommunikationsopgavens omfang og fastlægger på den baggrund, hvor stor en del af Krisekommunikationsteamet der skal aktiveres.

• Ved grønt beredskab varetages intern og ekstern kommunikation af eget center med støtte fra Kommunikation.
• Ved gult beredskab varetages intern og ekstern kommunikation af eget center med støtte fra krisekommunikationsteamet.
• Ved rødt beredskab varetages intern og ekstern kommunikation i krisestaben i samarbejde med krisekommunikationsteamet.

Opgaver

• Nedsætte krisekommunikationsteam
• Kortlægge interessenter
• Definere budskaber
• Pressekontakt
• Intern og ekstern kommunikation
• Overvåge mediebilledet

Krisekommunikationsteamet er ansvarligt for intern og ekstern kommunikation herunder pressehåndtering samt opdatering af kommunens egne medier.

*Kommunikationskanalerne kan afhænge af krisens type og omfang indbefatte andre kanaler end de almindelige såsom hjemmeside og sociale medier. Det kan eksempelvis være en hotline o.l. callcenter, der kræver en anden form for organisering og med involvering af flere afdelinger. Eksempelvis Borgerservice og IT-afdelingen.

Kommunikationskanaler/kanalansvarlig:

• Facebook, Instagram, LinkedIn (Team Kommunikation), samt decentrale sider hos f.eks. RebildPorten, Business Rebild og Sundhed
• Hjemmeside (Team Kommunikation), samt decentrale sider hos f.eks. RebildPorten og Business Rebild
• Infoskærme (Team Kommunikation), samt skærme på bibliotekerne
• Telefon og IVR (Borgerservice og IT)
• Mail og e-Boks (Fællescenter Sekretariat)

Ledelse og organisation

Teamkoordinatoren for Kommunikation indgår i Krisestaben alt efter, hvilket niveau opgaven løses på:

• Ved grønt og gult beredskab indgår Teamkoordinatoren for Kommunikation i centrenes egen kriseledelse.
• Ved rødt beredskab indgår Teamkoordinatoren for Kommunikation i Krisestaben.

I forbindelse med særligt kritiske situationer eller hændelser (gult og rødt beredskab) nedsætter Kommunikation et særligt Krisekommunikationsteam (KKT) som samarbejder med kriseledelsen/krisestaben. KKT aktiveres efter beslutning i kriseledelsen. Teamet refererer til kriseledelsen/krisestaben.

Bemanding og udstyr

KKT består af:

• Teamkoordinatoren for Kommunikation
• En kommunikationskonsulent
• En til to medarbejdere, der kan lægge opslag på relevante digitale medier
• Fagpersoner fra det/de berørte områder, der kan hjælpe med at besvare faglige/tekniske spørgsmål

KKT kan inddrage øvrige kommunikationskonsulenter efter behov. Efter samråd med Krisestaben er det muligt at inddrage eksterne konsulenter. Kommunikationskonsulenter medbringer:

• Egen computer inkl. strømforsyning
• Egen mobiltelefon inkl. strømforsyning